Krajowy System e-Faktur – aktualne terminy, czyli planowane zmiany w 2025 r. i kolejnych latach

Dodano: 11 lut 2025

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktury będą przyjmowane w formacie XML, z wykorzystaniem programów komercyjnych lub bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Pierwotnie KSeF miał zacząć obowiązywać już w 2022 r.: na początku jako rozwiązanie dobrowolne, a po kilku miesiącach – obligatoryjne dla podatników VAT. Jednak z uwagi na różnego rodzaju problemy, nie tylko techniczne, terminy były kilkukrotnie przesuwane. Jakie są obecne regulacje w tym zakresie i kiedy należy spodziewać się wejścia w życie nowych obowiązków? Sprawdźmy.

Proponowane zmiany w zakresie KSeF

Główne rozwiązania, które proponuje resort finansów w odniesieniu do Krajowego Systemu e-Faktur, to m.in.:

• Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT) w następujących terminach:
  • od 1 lutego 2026 r. – podatnicy, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2025 r. kwotę 200 mln zł,
  • od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy.
• Utrzymanie do 31 lipca 2026 r. możliwości wystawiania faktur na kasach rejestrujących.
• Odroczenie do 31 lipca 2026 r. wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonywanych w mechanizmie podzielonej płatności).
• Wprowadzenie do końca 2026 r. dobrowolnego trybu offline – po tym okresie tryb offline będzie możliwy wyłącznie w razie awarii systemu lub w sytuacji braku dostępu do KSeF u podatnika.
• Okres przejściowy od kwietnia do końca września 2026 r. dla mikroprzedsiębiorców – w tym czasie przedsiębiorcy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i łącznie do 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie), nie będą obowiązani do wystawiania e-faktur.
• Dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów.
• Możliwość przesyłania wraz z e-fakturą załącznika stanowiącego jej integralną część – funkcjonalność ta będzie dostępna po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia przez użytkownika KSeF.
• Instalacja certyfikatów do kodów QR przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF – podatnicy będą mogli wcześniej wygenerować i pobrać certyfikaty wystawcy faktur na wypadek awarii lub niedostępności KSeF, jednak nie wcześniej niż od 1 listopada 2025 r.
• Wymóg podania na fakturze numeru NIP jednostki podległej JST – zmiana ta ma na celu zapewnienie dostępu do faktur w systemie również jednostkom podległym jednostkom samorządu terytorialnego.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że proponowane zmiany pozwolą przedsiębiorcom lepiej przygotować się do wprowadzenia systemu KSeF w zakresie wystawiania e-faktur. Mają też zapewnić takie zrozumienie przyjętych rozwiązań, aby modernizacja systemów księgowych nie wiązała się z niepotrzebnymi kosztami ani nie zakłócała bieżącej działalności gospodarczej.

Jak widać, rok 2025 nie przyniesie jeszcze zasadniczych zmian w zakresie elektronicznego wystawiania faktur w systemie KSeF. Będzie to jednak czas przygotowań – podatnicy, znając planowane terminy wdrożenia nowych obowiązków, mogą dostosować się do nich z odpowiednim wyprzedzeniem. Warto już wcześniej zainteresować się możliwymi do wprowadzenia rozwiązaniami, aby późniejsze wdrożenie odbyło się płynnie i nie zakłócało prowadzonej działalności gospodarczej.